Lorsque vous partez en vacances, êtes en arrêt maladie ou souhaitez notifier vos interlocuteurs que vous êtes indisponible, un message d’absence automatique sur Outlook reste une solution essentielle. Mais rédiger un message clair, concis et professionnel n’est pas toujours une évidence.

Dans cet article, je vais vous expliquer comment rédiger un message d’absence sur Outlook, et surtout, vous fournir un large éventail d’exemples adaptés à différents contextes.

Pourquoi configurer un message d’absence est indispensable

Que vous prépariez des vacances bien méritées ou une pause pour des raisons médicales, un message automatique d’absence permet :

  • D’informer vos correspondants que vous ne serez pas en mesure de répondre immédiatement.
  • De renforcer votre image professionnelle avec une communication claire et proactive.
  • De limiter les malentendus et les frustrations liés à l’absence de réponse.

Cela peut aussi inclure des informations pratiques, comme la personne à contacter en urgence ou la date de votre retour. Maintenant, passons à la création !

Comment configurer un message d’absence sur Outlook

  1. Ouvrez Outlook et accédez aux paramètres : Rendez-vous dans  »Fichier » > « Réponses automatiques » (ou « Hors du bureau » selon votre version).
  2. Activez les réponses automatiques : Sélectionnez « Envoyer des réponses automatiques » et définissez une durée si nécessaire.
  3. Rédigez votre message : Vous pouvez personnaliser la réponse pour vos contacts internes (collègues) et externes (clients, fournisseurs).
  4. Enregistrez et fermez : Cliquez sur « OK » pour activer le message.

Passons maintenant à ce qui vous intéresse probablement le plus : les exemples !

Exemples de messages d’absence sur Outlook

1. Message classique pour une absence

Voici un exemple standard, adapté à toute situation.

Objet : Réponse automatique : Absent(e) temporairement

Bonjour,

Merci pour votre e-mail. Je suis absent(e) du bureau [dates précises] et n’aurai pas accès à mes messages.

Pour toute urgence, vous pouvez contacter [Nom et e-mail d’un collègue] qui se fera un plaisir de vous aider.

Merci de votre compréhension,

[Votre prénom et nom]

2. Message pour des vacances

Parfait pour indiquer clairement vos dates d’absence et gérer les attentes de vos interlocuteurs.

Objet : Réponse automatique : En congé jusqu’au [date]

Bonjour,

Je suis actuellement en congé jusqu’au [date]. Je consulterai mes e-mails à mon retour. Pendant mon absence, si votre demande est urgente, veuillez contacter [Nom du collègue] à l’adresse [e-mail].

Je vous remercie et vous souhaite une excellente journée,

[Votre prénom et nom]

3. Pour un congé maladie ou médical

Soyez concis et professionnel, tout en précisant une solution pour les urgences.

Objet : Réponse automatique : Indisponible temporairement pour motif médical

Bonjour,

Je suis actuellement en arrêt maladie et indisponible pour traiter vos messages. En cas d’urgence, merci de contacter [Nom] à [e-mail].

Je vous remercie de votre compréhension et reviendrai vers vous dès mon retour.

Cordialement,

[Votre prénom et nom]

4. Pour une absence liée à Noël ou à des fêtes

Ajoutez une petite touche festive !

Objet : Réponse automatique : Joyeuses fêtes !

Bonjour,

Merci pour votre message. Je suis en congé jusqu’au [date] pour profiter des fêtes de fin d’année. Je reviendrai vers vous dès mon retour.

Si votre demande est urgente, merci de contacter [Nom] à [email].

Passez de joyeuses fêtes !

[Votre prénom et nom]

5. En anglais pour les contacts internationaux

N’oubliez pas vos interlocuteurs anglophones.

Subject : Out of office until [date]

Hello,

Thank you for your email. I am currently out of office until [date] and will not have access to my emails during this time. For urgent matters, please contact [Colleague Name] at [email].

Best regards,

[Your Name]

6. Pour une absence longue durée (exemple congé maternité)

Soyez clair et proposez une alternative fiable.

Objet : Réponse automatique : En congé maternité jusqu’au [date]

Bonjour,

Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement en congé maternité jusqu’au [date] et ne pourrai répondre à vos messages. Pour toute question urgente, merci de contacter [Nom du remplaçant(e)] à l’adresse [e-mail].

Cordialement,

[Votre prénom et nom]

Conseils pour un message d’absence réussi

  • Adaptez votre ton à votre audience : Un ton plus formel pour des contacts professionnels, et un ton chaleureux pour des collaborateurs proches.
  • Évitez de surcharger le message : Soyez direct et concis.
  • Testez votre message : Avant de l’activer, envoyez-le à une adresse externe pour vérifier son apparence.

Pourquoi un message d’absence bien pensé est important

Un message d’absence mal rédigé peut provoquer des malentendus, ou pire, frustrer vos interlocuteurs. En revanche, un message clair, professionnel et personnalisé laissera une excellente impression, même en votre absence.

Alors, prêt(e) à configurer votre prochain message automatique ?